Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten en overeenkomsten van Kay-webmedia. Heeft u een vraag over deze voorwaarden, bel ons dan op 0578 700 232 of mail naar info@kay-webmedia.nl.
Artikel 1. Wie wij zijn en wat de woorden betekenen
1.1 Deze voorwaarden zijn van Kay-webmedia, Kweekweg 32A, 8161 PG Epe, KvK-nummer 78154111, btw-nummer NL003293504B88, telefoon 0578 700 232, e-mail info@kay-webmedia.nl. Kay-webmedia is een eenmanszaak.
1.2 In deze voorwaarden betekent:
- Wij: Kay-webmedia.
- Klant: iedereen die met ons een overeenkomst sluit of een offerte van ons krijgt.
- Consument: een klant die niet handelt voor zijn bedrijf of beroep.
- Zakelijke klant: een klant die wel handelt voor zijn bedrijf, beroep of organisatie.
- Dienst: alles wat wij voor de klant doen, zoals reparatie, onderhoud, installatie, hulp op afstand, netwerkbeheer, hosting, websites en Kay-webmedia Cloud.
- Product: hardware of software die wij verkopen of leveren.
- Abonnement: een dienst die doorloopt en waarvoor de klant periodiek betaalt, zoals het onderhoudscontract Hulp op afstand, hosting of Kay-webmedia Cloud.
1.3 Waar een regel alleen voor consumenten of alleen voor zakelijke klanten geldt, staat dat erbij. Staat er niets bij, dan geldt de regel voor iedereen.
Artikel 2. Wanneer deze voorwaarden gelden en hoe een afspraak tot stand komt
2.1 Deze voorwaarden gelden voor elke offerte, opdracht en overeenkomst tussen ons en de klant. Voorwaarden van de klant zelf gelden niet, tenzij wij daar schriftelijk mee instemmen.
2.2 Een offerte is 30 dagen geldig, tenzij er een andere termijn op staat. Kennelijke vergissingen of schrijffouten in een offerte binden ons niet.
2.3 Een overeenkomst komt tot stand als de klant een offerte accepteert, een online formulier op onze website verstuurt, een werkbon tekent of mondeling akkoord geeft en wij met het werk beginnen. Bij een aanvraag via de website bevestigen wij de overeenkomst per e-mail.
2.4 Afspraken die afwijken van deze voorwaarden gelden alleen als ze schriftelijk of per e-mail zijn vastgelegd.
Artikel 3. Hoe wij het werk uitvoeren
3.1 Wij doen ons werk zorgvuldig en naar beste kunnen. Bij reparaties en storingen beloven wij dat wij ons inzetten voor een oplossing, niet dat er altijd een oplossing mogelijk is.
3.2 Reparatie en onderhoud. Als we vooraf niet kunnen zeggen wat een reparatie kost, onderzoeken we eerst het probleem. Lopen de kosten hoger op dan afgesproken, dan nemen we eerst contact met de klant op. Onderzoek dat wij al hebben gedaan, wordt ook in rekening gebracht als de klant daarna afziet van de reparatie.
3.3 Uw gegevens. De klant is zelf verantwoordelijk voor een back-up van zijn bestanden voordat hij een apparaat bij ons inlevert of wij eraan werken. Gegevens overzetten van een oud naar een nieuw apparaat doen wij alleen als dat is afgesproken.
3.4 Ophalen. Wij laten de klant weten wanneer een apparaat klaar is. Is het drie maanden na die melding niet opgehaald, dan mogen wij het apparaat na een laatste herinnering afvoeren of verkopen om de kosten te dekken.
3.5 Werk op locatie. Voor werk bij de klant op locatie gelden voorrijkosten. De klant zorgt dat wij op de afgesproken tijd bij de apparatuur kunnen en dat er stroom en internet zijn waar dat nodig is.
3.6 Hulp op afstand. Wij maken alleen verbinding met een computer als de klant daar toestemming voor geeft, of als dat is afgesproken in een onderhoudscontract. De klant kan de verbinding altijd zelf verbreken. Niet elke storing is op afstand op te lossen.
3.7 Netwerken, wifi en camera’s. Wij leveren en installeren volgens de offerte. Werk dat later nodig blijkt, bijvoorbeeld door de bouw of de bekabeling ter plaatse, bespreken wij eerst met de klant.
3.8 Software en licenties. De klant zorgt voor geldige licenties van software die wij installeren, tenzij wij die licenties leveren.
3.9 Buiten kantooruren. Wij werken op maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 17:00. Hulp buiten die tijden is mogelijk bij spoed. Dan brengen wij een toeslag in rekening, behalve bij zakelijke klanten met een 24/7-contract.
3.10 Wij mogen voor een deel van het werk andere vakmensen of leveranciers inschakelen.
Artikel 4. Prijzen en betalen
4.1 Prijzen voor consumenten zijn inclusief btw. Prijzen voor zakelijke klanten zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
4.2 Producten en reparaties betaalt de klant bij aflevering of ophalen, tenzij een andere termijn is afgesproken. Facturen betaalt de klant binnen 14 dagen na de factuurdatum.
4.3 Abonnementen worden vooruit gefactureerd per jaar, tenzij een andere periode is afgesproken.
4.4 Bij een bestelling kunnen wij een aanbetaling vragen. Een consument hoeft nooit meer dan de helft van de prijs vooruit te betalen.
4.5 Te laat betalen, consumenten. Betaalt een consument niet op tijd, dan sturen wij eerst een herinnering met 14 dagen om alsnog te betalen. Pas als ook die termijn verstrijkt, mogen wij de wettelijke rente en de wettelijke incassokosten in rekening brengen.
4.6 Te laat betalen, zakelijke klanten. Betaalt een zakelijke klant niet op tijd, dan is hij zonder herinnering in verzuim. Wij mogen dan de wettelijke handelsrente en de incassokosten in rekening brengen.
4.7 Bij een betaalachterstand mogen wij ons werk of een abonnement opschorten, nadat wij de klant daarover hebben gewaarschuwd.
4.8 Wij mogen de prijzen van abonnementen eenmaal per jaar aanpassen. Wij laten dat minstens een maand vooraf weten. Een consument die het niet eens is met een prijsverhoging, mag het abonnement opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.
Artikel 5. Looptijd, verlenging en opzeggen van abonnementen
5.1 Een abonnement loopt vanaf de startdatum die in de bevestiging staat. De eerste looptijd is een jaar, tenzij anders afgesproken.
5.2 Consumenten. Na het eerste jaar loopt het abonnement door voor onbepaalde tijd. De consument kan dan op elk moment opzeggen met een opzegtermijn van een maand. Al vooruit betaalde maanden na de einddatum betalen wij terug.
5.3 Zakelijke klanten. Na het eerste jaar wordt het abonnement steeds met een jaar verlengd. De zakelijke klant kan opzeggen tegen het einde van een contractjaar, met een opzegtermijn van een maand.
5.4 Opzeggen kan via het opzegformulier op onze website, per e-mail naar info@kay-webmedia.nl of per brief. Wij bevestigen de opzegging per e-mail, met de datum waarop het abonnement stopt.
5.5 Wij mogen een abonnement opzeggen met een termijn van drie maanden, of direct als de klant zich ernstig niet aan de afspraken houdt, bijvoorbeeld bij misbruik van een dienst of een langdurige betaalachterstand.
5.6 Na het einde van een hosting- of cloudabonnement bewaren wij de gegevens van de klant nog 30 dagen. In die tijd kan de klant ze ophalen of laten overzetten. Daarna verwijderen wij ze.
Artikel 6. Hosting, domeinnamen, e-mail en Kay-webmedia Cloud
6.1 Domeinnamen. Wij registreren domeinnamen zo veel mogelijk op naam van de klant. Voor de registratie gelden ook de regels van de registrerende instantie, zoals SIDN voor .nl. Wij kunnen niet garanderen dat een gewenste domeinnaam beschikbaar is.
6.2 Beschikbaarheid. Wij zorgen dat hosting, e-mail en Kay-webmedia Cloud zo goed mogelijk bereikbaar zijn. Onderhoud plannen wij zo veel mogelijk buiten kantooruren. Een korte onderbreking door onderhoud of een storing bij een leverancier geeft geen recht op schadevergoeding.
6.3 Back-ups. Wij maken back-ups van de websites en bestanden die wij hosten. Die back-ups zijn bedoeld om onze dienst te kunnen herstellen. De klant blijft verantwoordelijk voor een eigen kopie van belangrijke gegevens, tenzij een back-updienst apart is afgesproken.
6.4 Gebruik. De klant gebruikt onze diensten niet voor dingen die in strijd zijn met de wet of die anderen schaden. Denk aan spam, malware, illegale bestanden, inbreuk op auteursrecht of het aanvallen van andere systemen. Bij een vermoeden daarvan mogen wij de dienst direct blokkeren en nemen wij contact op met de klant.
6.5 Opslag en verbruik. Bij een abonnement hoort een vaste hoeveelheid opslag. Gaat de klant daaroverheen, dan stellen wij voor om uit te breiden. Wij zetten geen extra opslag aan zonder akkoord van de klant.
6.6 Inloggegevens. De klant gaat zorgvuldig om met wachtwoorden en zet tweestapsverificatie aan waar dat kan. Gebruik met de inloggegevens van de klant valt onder zijn verantwoordelijkheid.
6.7 Kay-webmedia Kluis. Het hoofdwachtwoord van de kluis kennen alleen de gebruikers zelf. Wij kunnen een vergeten hoofdwachtwoord niet herstellen en de inhoud van de kluis niet inzien.
6.8 Op websites die wij bouwen, blijft het auteursrecht op onze eigen code en ontwerpen bij ons. De klant krijgt een blijvend gebruiksrecht zodra alles is betaald. Teksten en beelden die de klant zelf aanlevert, blijven van de klant.
Artikel 7. Verkoop van hardware
7.1 Levering. Een levertijd die wij noemen, is een verwachting. Wordt die ruim overschreden, dan laten wij dat weten. Een consument mag de koop ontbinden als wij ook na een redelijke extra termijn niet leveren.
7.2 Eigendom. Een product blijft van ons totdat het helemaal is betaald.
7.3 Garantie, consumenten. Een product moet doen wat de consument er redelijkerwijs van mag verwachten. Dat recht heeft de consument op grond van de wet, naast een eventuele fabrieksgarantie. Is een product kapot zonder dat de klant dat heeft veroorzaakt, dan repareren of vervangen wij het, of geven wij geld terug als dat niet lukt.
7.4 Garantie, zakelijke klanten. Voor zakelijke klanten geldt de garantie van de fabrikant. Wij helpen bij het afhandelen ervan.
7.5 Garantie vervalt bij schade door een val, vocht, verkeerd gebruik, een stroompiek, of reparaties door anderen dan wij of de fabrikant.
7.6 Herroepingsrecht. Koopt een consument een product op afstand, dus via de website, telefoon, WhatsApp of e-mail zonder in de winkel te komen, dan mag hij binnen 14 dagen na ontvangst zonder reden afzien van de koop. De consument meldt dat bij ons en stuurt het product binnen 14 dagen terug, compleet en zo veel mogelijk in originele staat. Wij betalen het bedrag binnen 14 dagen terug. De kosten van het terugsturen zijn voor de consument.
7.7 Het herroepingsrecht geldt niet bij een koop in de winkel, bij een product dat speciaal voor de klant is samengesteld of ingericht, en bij software of licenties waarvan de verzegeling is verbroken of die al zijn geactiveerd.
7.8 Een zakelijke klant heeft geen herroepingsrecht.
Artikel 8. Klachten, aansprakelijkheid en overmacht
8.1 Klachten. Is de klant niet tevreden, dan horen wij dat graag zo snel mogelijk, liefst per e-mail. Een consument meldt een gebrek binnen twee maanden nadat hij het heeft ontdekt. Een zakelijke klant meldt een gebrek binnen 14 dagen. Wij reageren binnen 14 dagen en zoeken samen met de klant naar een oplossing.
8.2 Aansprakelijkheid. Maken wij een fout, dan zijn wij aansprakelijk voor de directe schade die de klant daardoor lijdt. Onze aansprakelijkheid is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat onze bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering uitkeert. Keert de verzekering niet uit, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de opdracht, of bij een abonnement tot de prijs van twaalf maanden.
8.3 Tegenover zakelijke klanten zijn wij niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste omzet of stilstand van het bedrijf.
8.4 Wij zijn niet aansprakelijk voor verlies van gegevens als de klant geen eigen back-up had, behalve als wij volgens de afspraken zelf voor die back-up zorgden.
8.5 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of grove nalatigheid van onszelf. Ze beperken ook niet de rechten die een consument op grond van de wet heeft.
8.6 Overmacht. Wij zijn niet aansprakelijk als wij onze afspraken niet kunnen nakomen door iets waar wij niets aan kunnen doen. Denk aan een storing bij een internetprovider of datacenter, een stroomstoring, ziekte, of een leverancier die niet levert. Duurt de overmacht langer dan twee maanden, dan mogen beide partijen de overeenkomst ontbinden.
Artikel 9. Gegevens, privacy en geheimhouding
9.1 Wij gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens van de klant. Hoe wij dat doen, staat in onze privacyverklaring.
9.2 Komen wij bij ons werk gegevens van de klant tegen, zoals bestanden, e-mail of klantgegevens van een bedrijf, dan bekijken wij die alleen voor zover dat nodig is voor de opdracht. Wij houden ze geheim.
9.3 Verwerken wij voor een zakelijke klant persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij hosting, Kay-webmedia Cloud of beheer van systemen, dan sluiten wij op verzoek een verwerkersovereenkomst.
9.4 De gegevens van de klant blijven van de klant. Bij het einde van een overeenkomst helpen wij de klant om zijn gegevens mee te nemen.
Artikel 10. Toepasselijk recht, geschillen en wijzigingen
10.1 Op alle overeenkomsten met ons is Nederlands recht van toepassing.
10.2 Komen wij er samen niet uit, dan legt de klant het geschil voor aan de bevoegde rechter. Wij kiezen bij een geschil met een zakelijke klant voor de rechter in het arrondissement Gelderland. Een consument mag binnen een maand nadat wij ons daarop hebben beroepen, kiezen voor de rechter die volgens de wet bevoegd is.
10.3 Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging laten wij minstens een maand vooraf weten aan klanten met een abonnement. Is een wijziging voor een consument nadelig, dan mag hij het abonnement opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.
10.4 De nieuwste versie staat altijd op kay-webmedia.nl/algemene-voorwaarden. Op verzoek sturen wij ze kosteloos toe.
Versie 1, 19 oktober 2026
